Упаковка документации

Услуги упаковки документации при офисном переезде

При перевозке офисов, различных учреждений и организаций большую озабоченность вызывает перевозка документации - документов, регламентирующих работу предприятий и подводящих итоги их деятельности. Документация представляет собой большое количество различных бумаг. Это могут быть различные книги, брошюры, чертежи, стандартные папки с подшитыми бумагами, письма и так далее. Причем, все они расположены в определенном порядке и находятся в определенном отделе на нужной полке или в шкафу. Все это позволяет легко найти нужную бумагу в любой момент. В период офисного переезда появляется опасность потерять нужный документ, ведь так легко перепутать папки или вложить в них посторонний документ.

Справиться с этой бедой поможет профессиональная упаковка документации.

Прежде всего, опытные перевозчики посоветуют вам сделать резервные копии особо важных документов и заверить их у нотариуса. Еще лучше – сдать их на временное хранение в банковскую ячейку. Можно также застраховать ваши ценные бумаги, это, конечно, не поможет восстановить их в случае утери, но солидная денежная компенсация не помешает.

Следующий этап работы по упаковке документации состоит в составлении реестра всех документов, предназначенных к перевозке. Для удобства их разбивают на категории, например, «бухгалтерские документы», «документы отдела кадров», «транспортная документация» и так далее. Согласно этому реестру будет проходить упаковка и маркировка документации. Маркировка документов необходима для того, чтобы на новом месте было легче найти необходимые документы. На маркировке может указываться не только категория документов, но и номер отдела, а также шкаф или полка, на которой они стояли.

Систематизированные таким образом документы заворачиваются во влагонепроницаемый материал (полиэтиленовые пакеты, стрейч-пленка и так далее) и помещаются в коробки. В основном для перевозки документов используются коробки из многослойного картона, выдерживающие груз до 25 килограммов. Этот вес считается оптимальным для перевозки документации, более крупные коробки значительно усложняют погрузочно-разгрузочные работы. При упаковке документов допускается помещение мелких коробок в более крупные. Это создает дополнительный защитный слой и позволяет экономить место в автотранспорте. Однако не стоит перевозить документы внутри сейфов, столов, шкафов и прочей мебели. Это повышает риск потери документов, а также мешает систематизации и маркировке документации. К тому же, перемещать мебель, загруженную бумагами, гораздо тяжелее, чем пустую.

Чертежи, плакаты, постеры и другие объемные документы перевозят в тубусах. На коробке делается соответствующая маркировка, после чего ее тщательно заклеивают. Для этого используют липкую ленту с толщиной клеящего слоя около 25-30 мкм и шириной  в 75 мм. При оклейке коробки следует следить за тем, чтобы на липкую ленту не попала пыль или посторонние мелкие предметы, нарушающие адгезию. При офисном переезде плохо приклеившаяся лента может «отойти».

Упакованные таким образом документы легче контролировать во время погрузочно-разгрузочных работ, а на новом месте их легко расставить по нужным местам.

Чтобы максимально снизить риски потери бумаг во время организации офисного переезда, стоит придерживаться одного мудрого правила – заказывать услуги проверенным компаниям, хорошо зарекомендовавшим себя в сфере оказания услуг по перевозкам и упаковке документации, например, в нашу компанию «Переезд ПрофМастер», работающую на протяжении многих лет в Саратове, Энгельсе, Саратовской области.

Мы гарантируем высокое качество работ и своевременное выполнение всех поставленных задач, при оказании профессиональных услуг офисного переезда под ключ и упаковки документации.

Заказать офисный переезд под ключ очень легко, просто позвоните!